E-defter nedir, nasıl başvuru yapılır? 2022 E-defter berat yükleme süreleri

Devlet kurumundaki bir çok işlem, teknolojinin avantajları sebebiyle dijital ortama transfer edilmiştir. İş hayatının önemli bir parçası olan E-defter uygulaması da online sisteme taşınan işlemlerden birisi olmuştur. 1 Ocak 2021 tarihi itibariyle e-fatura düzenine geçen firmalar aynı zamanda e-defter uygulamasını da kullanmak zorundalar.

E-defter nedir?

E-defter; Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usulü Kanunu'na göre zorunlu tutulan bütün defterlerin, dijital platformda dosya şeklinde hazırlanması, baskıya gereksinim duymadan kayıt altına alınması, dosyaya dair bütün bilgilerin güvenli bir şekilde saklanması ve gerekli durumlarda ispatlamak ya da kontrol etmek için kullanılmasını sağlayan uygulamaların hepsidir.

E-defter uygulaması, herhangi bir muhasebe programına bağlı kalmadan bütün muhasebe programlarından kayıt alınmasını ve e-defter oluşturulmasını sağlayan bir uygulamadır. Firmalar ve işletmeler, e-defter formatına geçtiklerinde kağıt üzerinde kayıt ya da defter tutmak zorunda olmaz. E-defter uygulamasına geçen işletmelerde, uygulamaya geçiş tarihi itibariyle fiziki defter kapanış tasdikinin yapılması gerekir.

E-defter faydaları nelerdir?

E-defter şirket ve işletmelere büyük kolaylık sağlayan bir uygulamadır. Teknoloji ve elektronik işletim sistemlerinin geliştirilmesi bu uygulamanın ülkemizde gittikçe yaygınlaşmasına neden olmaktadır. Oldukça kullanışlı ve faydalı olan e-defter uygulamasının avantajları aşağıdaki gibi sıralanabilir.

E-defter uygulaması, arşiv maliyetini ortadan kaldırır ve zamandan tasarruf edilmesini sağlar.

Çevresel bir sorun olan kağıt israfı ve atıklarının oluşmasına engel olur. Bu nedenle ekolojik bir uygulamadır.

E-defter uygulamasında çıktı gereksinimi olmadığı için kağıt ve mürekkep harcaması yapılmaz.

Sayfa adedini baz alarak kağıt bastırma ve sayfaları notere onaylatma gibi bir zorunluluk bulunmaz. Bu nedenle oldukça zahmetsizdir.

E-defter uygulaması bütün gerekli belgelerin güvenle saklanmasını ve gerektiğinde kontrol edilerek kullanılmasını sağlar. Belgelere ulaşmak için defter üzerinde arama yapılması gerekir. Bu kullanım işletmeler için büyük kolaylık sunar.

E-defter başvurusu nasıl yapılır?

E-defter uygulamasına geçmek isteyen işletme ve firmaların öncelikle e-defter başvurusunda bulunmaları gerekir. E-defter uygulaması için yapılan başvurular elektronik ortamda gerçekleştirilir. Başvuru sırasında gerçek kişi ve tüzel kişi arasında bazı farklılıklar bulunur.

Mükellefler tüzel kişiyse "www.edefter.gov.tr" adresindeki taahhütnameyi ve başvuru formunu doldururlar. Başvuru yapan mükelleflerin kurum sahibi olduklarına dair mali mühürlü bir onay vermeleri gereklidir.

Mükellefler gerçek kişiyse "www.edefter.gov.tr" adresi üzerindeki taahhütnameyi ve başvuru formunu doldururlar. Gerçek kişiler kendi mali mühürleri ya da elektronik imzalarını kullanarak onay vermelidirler.

Elektronik ortamda oluşturulan defterlerin bütün işlemleri, e-defter GİB tarafından onaylanmış yazılımlarla yapılmalıdır.

E-defter başvuru süreci kısaca;

Zaman damgası ya da mali mühür

GİB tarafından onaylanmış bir yazılımın bulunması

Kullanılan programın e-defter formatına uygun olacak şekilde güncellenmesi

Mükelleflerin e-defter saklama durumlarında, uygun arşivleme yöntemlerinin seçilmesi şeklinde gerçekleşir.

2022 E-defter berat yükleme süreleri

E-defter berat yükleme süresi E-Defter Tümel Bildirisi Sıra Numarası 1 olan Vergi Yasası’nın 3. maddesinde belirtilmiştir. Söz konusu maddede şu ifadeler yer almaktadır:

Gerçek şahıslar e-defterlerini, bulunduğu ayın takip eden 3. Ay sonunda kendilerine dair güvenli olan mali mühür ya da elektronik imza imzalanır.

Yasal şahıslar e-defterlerini, bulunduğu ayın takip eden 3. Ay sonuna dek beyan edilen tarihlerde kendilerine bağlı olan mali damga ile onaylatmaktadır.

Bunun dışında her ay oluşturulan defterler bulunduğu ayın 3. Ay sonunda e-defterlerini dijital ortama yüklemek zorundadır. Bu sürelerin dışında yapılan işlemler ise geç yapıldığı gerekçesiyle idari para cezasıyla cezalandırılır. Yapılan zaman aşımına ve usulsüzlüğe göre ise Gelir İdari Başkanlığı tarafından yapılan idari para cezasının miktarı artmaktadır.