Yeşil ve gri pasaport başvurularında yeni dönem! YÖK'ten dijital kolaylık

Yükseköğretim Kurulu (YÖK), devlet üniversitelerinde çalışan personelin hususi damgalı (yeşil) ve hizmet damgalı (gri) pasaport işlemlerini kolaylaştırmak amacıyla yeni bir uygulamayı hayata geçirdi. Personel Bilgi Sistemi (PBS) bünyesinde oluşturulan "Pasaport İşlemleri" modülüyle başvuru ve onay süreçleri elektronik ortama taşındı.

YÖK Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı tarafından 13 Kasım 2026 tarihinde üniversitelere gönderilen yazıyla duyurulan uygulama sayesinde çalışanlar, pasaport taleplerini internet üzerinden iletebilecek.

Başvurular nasıl yapılacak?

Yeni sistemden yararlanmak isteyen üniversite personeli, pbs.yok.gov.tr adresinden Personel Bilgi Sistemi'ne giriş yaparak "Bireysel İşlemler" bölümündeki "Pasaport Başvurusu" sekmesini kullanabilecek. Sisteme iletilen başvurular öncelikle ilgili üniversitenin personel birimi tarafından incelenecek. Uygun bulunan talepler, yetkili amirin elektronik imzasıyla onaylanarak doğrudan Nüfus ve Vatandaşlık İşleri Genel Müdürlüğüne (NVİ) gönderilecek. Başvurularda eksik veya hatalı bilgi tespit edilmesi halinde gerekli düzeltmeler üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yapılacak.

Islak imzalı evrak dönemi sona eriyor

Yeni uygulamayla pasaport başvurularındaki fiziki evrak trafiğinin azaltılması hedefleniyor. Elektronik imzayla onaylanarak NVİ'ye gönderilen başvurular için ayrıca ıslak imzalı veya elektronik imzalı belge gönderilmesine gerek kalmayacak. Böylece başvuru ve onay aşamalarında ek belge hazırlama ve fiziki evrak gönderme işlemleri ortadan kaldırılacak.

Emekli personel de yararlanabilecek

Yeni sistem yalnızca görevdeki üniversite çalışanlarını kapsamıyor. Emeklilik veya istifa nedeniyle görevinden ayrılan personel adına da sistem üzerinden pasaport başvurusu oluşturulabilecek. Emekli personelin pasaport talep belgeleri, üniversitelerin Personel Daire Başkanlıkları tarafından yetkilendirilen görevliler aracılığıyla hazırlanabilecek.

Üniversitelerde iki ayrı yetkili belirlenecek

YÖK, yeni uygulamanın kullanılabilmesi için üniversitelerden iki ayrı yetkilendirme yapmasını istedi. Buna göre "Pasaport Onay Yetkilisi" başvuruları inceleyerek uygun talepleri onaylayacak, eksik veya hatalı başvuruları ise iade edebilecek. "Pasaport İmza Yetkilisi" de onaylanan talepleri elektronik imzayla imzalayarak işlemlerin tamamlanmasını sağlayacak. Üniversitelerin söz konusu görevleri üstlenecek personeli belirleyerek Personel Bilgi Sistemi üzerinden yetkilendirme işlemlerini tamamlaması istendi.